Information sur le traitement des données personnelles

Qui traite vos données

Oceanlife S.r.l.
via Albergati 134 M-N — 40059 Medicina (BO)
P.IVA 02750741205 · Reg. Imprese Bologna · REA BO464279 · cap. soc. 10000
shop@oceanlife.it · PEC oceanlife@pec.it

Oceanlife Corals S.r.l.
via Albergati 134 M — 40059 Medicina (BO)
P.IVA 04266791203 · Reg. Imprese Bologna · REA BO580882 · cap. soc. 10000
info@oceanlifecorals.com · PEC communications@pec.oceanlifecorals.com

COMMENT NOUS TRAITONS VOS DONNÉES PERSONNELLES
 
Cette page explique quelles données nous collectons lorsque vous utilisez cette
boutique, pourquoi nous les collectons, à qui nous les montrons et combien de
temps nous les conservons. Elle est écrite pour être lue : si quelque chose
n'est pas clair, écrivez-nous et nous vous l'expliquerons.
 
Les coordonnées de ceux qui répondent de ces traitements - raison sociale,
siège, numéro de TVA et moyens de contact - figurent en haut de cette page.
 
 
1. QUI DÉCIDE CE QUE L'ON FAIT DE VOS DONNÉES
 
Cette boutique vend pour le compte de DEUX sociétés : Oceanlife S.r.l. et
Oceanlife Corals S.r.l. Ce n'est pas un détail d'organisation, car cela change
qui répond de quoi.
 
 - Votre COMPTE est unique et vaut pour les deux : adresse e-mail, mot de passe,
   nom, coordonnées, vos préférences et votre consentement à la newsletter. Pour
   ces données, les deux sociétés décident ENSEMBLE, et sont donc RESPONSABLES
   CONJOINTS du traitement au sens de l'article 26 du Règlement (UE) 2016/679
   (RGPD).
 - Votre COMMANDE appartient en revanche à UNE seule société - celle qui vend
   les articles que vous avez achetés - et c'est cette société qui émet la
   facture, expédie la marchandise et conserve les documents. Pour ces données,
   elle est RESPONSABLE AUTONOME du traitement.
   Si un même achat comprend des articles des deux sociétés, la boutique
   crée deux commandes distinctes, et vous l'indique pendant que vous passez
   commande.
 
Les deux sociétés partagent également le FICHIER CLIENTS décrit au point 2.g :
lorsque vous ouvrez un compte, pour vous reconnaître, nous recherchons votre
numéro de TVA, votre code fiscal ou votre adresse e-mail dans les fichiers
clients des DEUX sociétés, et pas seulement de celle auprès de laquelle vous
achetez. Cela sert à ne pas vous créer une seconde fiche client, et nous le
disons parce qu'il s'agit d'un partage entre deux sociétés différentes, et non
d'un détail technique.
 
Ce que cela signifie pour vous, concrètement : vous pouvez vous adresser à
N'IMPORTE LAQUELLE des deux sociétés pour exercer vos droits, même s'ils
concernent l'autre. Nous nous chargeons de faire suivre la demande. Vous
n'avez pas à deviner à qui écrire.
 
Les serveurs sur lesquels fonctionne cette boutique, ainsi que la base de
données et la messagerie, se trouvent dans les locaux d'Oceanlife S.r.l.
 
 
2. QUELLES DONNÉES, ET POURQUOI
 
a) POUR OUVRIR ET GARDER OUVERT VOTRE COMPTE
   Adresse e-mail, mot de passe (que nous conservons chiffré et qu'aucun d'entre
   nous ne peut lire), nom, prénom, téléphone. Si vous achetez en tant
   qu'entreprise ou en tant que titulaire d'un numéro de TVA : également raison
   sociale, numéro de TVA, code fiscal, code destinataire ou adresse PEC pour la
   facture électronique.
   Sur quelle base : parce que sans ces données nous ne pouvons ni vous ouvrir
   un compte ni conclure un contrat de vente (art. 6.1.b RGPD) ; les données
   fiscales nous sont imposées par la loi (art. 6.1.c).
 
b) POUR VOUS LIVRER CE QUE VOUS AVEZ ACHETÉ
   L'adresse de livraison, le téléphone - qui sert au transporteur, pas au
   marketing - et les éventuelles remarques que vous écrivez vous-même.
   Au moment de la commande, ces données sont FIGÉES sur la commande elle-même :
   si vous changez ensuite d'adresse dans votre compte, l'ancienne commande
   continue d'indiquer où elle a réellement été expédiée. C'est une garantie
   pour vous comme pour nous.
   Sur quelle base : le contrat (art. 6.1.b).
 
c) POUR FACTURER ET TENIR LA COMPTABILITÉ
   Les données de la commande, les montants, le mode de paiement, les documents
   fiscaux.
   Sur quelle base : c'est une obligation légale (art. 6.1.c).
 
d) POUR LA NEWSLETTER, SEULEMENT SI VOUS LA DEMANDEZ
   Votre adresse e-mail.
   Sur quelle base : parce que vous nous l'avez demandé (art. 6.1.a). Elle est
   facultative, ne change rien à ce que vous pouvez acheter, et on s'en
   désabonne d'un clic en bas de chaque message.
 
e) POUR POUVOIR PROUVER CE À QUOI VOUS AVEZ CONSENTI
   Chaque fois que vous cochez une case, nous enregistrons : la phrase que vous
   aviez sous les yeux, dans quelle langue, le numéro de version de la présente
   politique de confidentialité, la date et l'heure, et l'adresse IP d'où la
   case a été cochée. Il en va de même pour la déclaration de rétractation, pour
   la confirmation de l'adresse e-mail et pour les demandes de réinitialisation
   du mot de passe.
   Sur quelle base : parce que la loi nous demande de pouvoir DÉMONTRER le
   consentement (art. 7.1 RGPD), et parce que nous avons un intérêt légitime à
   nous défendre si quelqu'un conteste (art. 6.1.f).
   ⚠️ C'est aussi la raison pour laquelle le retrait d'un consentement n'efface
   pas la ligne précédente : cette ligne prouve qu'hier cette communication
   était licite.
 
f) POUR FAIRE FONCTIONNER LA BOUTIQUE ET LA PROTÉGER
   Le contenu de votre panier ; les connexions à votre compte ; si vous utilisez
   la validation en deux étapes, les clés d'accès (passkeys) et les codes de
   récupération ; et les journaux techniques des opérations effectuées par notre
   personnel.
   Sur quelle base : l'intérêt légitime à la sécurité du service (art.
   6.1.f).
 
g) LA COPIE DU FICHIER CLIENTS DE NOTRE LOGICIEL DE GESTION
   C'est la partie la moins évidente, et nous la décrivons en entier.
   Nous émettons les factures avec un logiciel de gestion, et c'est là que se
   trouvent les fiches de nos clients. La boutique en conserve une COPIE -
   dénomination ou nom, numéro de TVA, code fiscal, adresse e-mail, adresse -
   y compris de personnes et d'entreprises qui n'ont jamais ouvert de compte sur
   la boutique.
   Elle ne sert qu'à deux choses : émettre la facture avec les bonnes données,
   et ne pas créer dans le logiciel de gestion un second client identique au
   premier chaque fois que quelque chose est écrit de façon légèrement
   différente.
   ⚠️ Si vous nous avez déjà acheté quelque chose en dehors de ce site - par
   téléphone, par e-mail, en personne - il est probable que vos données figurent
   dans cette copie.
   Sur quelle base : l'obligation d'émettre des documents fiscaux corrects (art.
   6.1.c) et l'intérêt légitime à tenir des fichiers clients sans doublons (art.
   6.1.f).
   Si vous ouvrez un compte avec la même adresse e-mail ou le même numéro de
   TVA, vos données dans la boutique sont ALIGNÉES sur celles du logiciel de
   gestion et nous vous en informons par e-mail : ce n'est pas une modification
   faite en cachette.
 
h) SI VOUS ÉTIEZ DÉJÀ CLIENT DE NOTRE ANCIENNE BOUTIQUE
   Lorsque nous avons remplacé l'ancienne boutique par celle-ci, nous y avons
   transféré les comptes des personnes qui avaient déjà acheté, avec leurs
   données et leur mot de passe chiffré, pour que vous n'ayez pas à tout
   recommencer.
   Sur quelle base : la continuité de la relation déjà en cours et l'intérêt
   légitime à ne pas interrompre un service que vous utilisiez (art. 6.1.b et
   f).
 
 
3. À QUI NOUS MONTRONS VOS DONNÉES
 
Nous ne vendons vos données à personne et nous ne les cédons pas à des fins
publicitaires. Seuls les voient :
 
 - notre LOGICIEL DE GESTION, où sont établies les factures. Il fonctionne sur
   nos propres machines, dans les locaux d'Oceanlife S.r.l., et son fournisseur
   n'y a pas accès à distance : il n'est donc pas destinataire de vos données ;
 - ceux qui vous APPORTENT le colis. Les transporteurs changent selon la
   marchandise : pour les animaux vivants, nous faisons appel à des
   transporteurs spécialisés, pour le reste à des transporteurs express
   ordinaires. À tous, nous communiquons le nom, l'adresse et le téléphone
   nécessaires à la livraison, et rien d'autre ;
 - ceux qui encaissent le PAIEMENT. Si vous payez avec PayPal, c'est vous qui
   saisissez vos données sur le site de PayPal : vos coordonnées de paiement ne
   passent pas par nous et nous ne les conservons pas. PayPal est responsable
   autonome du traitement pour ce qu'il fait ;
 - le CABINET qui tient notre comptabilité, pour les écritures comptables et
   les déclarations fiscales. Il traite vos données pour notre compte et sur
   nos instructions ;
 - l'administration fiscale italienne (Agenzia delle Entrate), par
   l'intermédiaire du Système d'échange (Sistema di Interscambio), pour les
   factures électroniques - parce que la loi nous l'impose.
 
Si vous voulez connaître les NOMS et pas seulement les catégories,
demandez-les-nous : vous avez le droit de les connaître (article 15 du RGPD) et
nous vous les communiquerons.
 
Nous ne faisons appel à aucun hébergeur : la boutique, la base de données et la
messagerie électronique fonctionnent sur nos propres machines, dans les locaux
d'Oceanlife S.r.l.
 
Vos données ne sortent de l'Union européenne que dans un seul cas : PayPal
appartient à un groupe comprenant des sociétés aux États-Unis, et les
transferts s'effectuent selon les garanties prévues au chapitre V du RGPD. Si
vous n'utilisez pas PayPal, cela ne vous concerne pas.
 
 
4. COMBIEN DE TEMPS NOUS LES CONSERVONS
 
 - Factures et documents fiscaux : DIX ANS, parce que l'article 2220 du Code
   civil italien (Codice Civile) l'impose. Ce délai, nous ne pouvons pas le
   raccourcir, même si vous nous le demandez.
 - Votre compte : tant que vous le gardez ouvert. Nous ne le fermons pas pour
   inactivité et il n'a pas de date d'expiration : il reste là tant que vous le
   souhaitez. Vous pouvez nous demander de le fermer à tout moment en écrivant
   à l'une des adresses figurant en haut de cette page.
   Lorsque nous le fermons, disparaissent l'adresse e-mail, le mot de passe, le
   nom, les coordonnées, le numéro de TVA, vos adresses de livraison, le panier
   et les clés d'accès : à partir de ce moment, on ne peut plus se connecter,
   et pour acheter à nouveau il faut se réinscrire.
   ⚠️ Restent en revanche vos COMMANDES, avec les données qui y figuraient le
   jour où vous les avez passées - nom, adresse, e-mail et téléphone. Ce n'est
   pas un choix de notre part : la facture est conservée dix ans (article 2220
   du Code civil), et l'article 17, paragraphe 3, point b), du RGPD prévoit que
   le droit à l'effacement ne couvre pas ce que l'on est tenu de conserver.
   ⚠️ Et si vous avez une commande encore en cours - non expédiée, ou avec un
   paiement pas encore encaissé, ou avec une rétractation que nous devons encore
   examiner - nous fermons le compte après, et non avant : nous vous le disons
   et nous attendons qu'elle soit terminée.
 - Les preuves des consentements : même après leur retrait, parce qu'elles
   servent justement à démontrer ce qui s'est passé auparavant. L'adresse IP et
   la date enregistrées avec un consentement en font partie et restent avec lui.
 - Les paniers abandonnés : 90 JOURS à compter de la dernière fois que vous y
   avez touché, que vous ayez un compte ou non. Si vous revenez avant, vous
   retrouvez vos achats là où vous les aviez laissés ; si vous ne revenez pas,
   le panier disparaît tout seul.
 - Les adresses IP enregistrées pour des raisons de sécurité - demandes de
   réinitialisation du mot de passe, confirmations de l'adresse e-mail : 12
   mois.
 - Le journal des opérations effectuées par notre personnel sur le panneau
   d'administration : 24 mois.
 - La copie du fichier clients du logiciel de gestion : tant que la fiche
   correspondante existe dans le logiciel de gestion. Elle est mise à jour à
   chaque synchronisation.
 
5. COOKIES
 
Cette boutique utilise UN SEUL cookie : celui qui maintient votre session
ouverte, c'est-à-dire qui vous permet de rester connecté et de ne pas perdre
votre panier pendant que vous naviguez d'une page à l'autre. Il disparaît
lorsque vous fermez le navigateur.
 
Nous n'utilisons pas de cookies de profilage, nous n'avons pas de statistiques
de tiers, nous ne chargeons pas de polices, de cartes ou de vidéos depuis
d'autres sites. C'est pourquoi vous ne trouvez pas le bandeau qui demande
d'accepter les cookies : avec des cookies uniquement techniques, la loi ne
l'exige pas.
 
Si un jour nous ajoutons des outils de tiers, cette page changera AVANT, et un
bandeau apparaîtra qui les laissera désactivés jusqu'à ce que vous décidiez.
 
 
6. CE QUE VOUS POUVEZ NOUS DEMANDER
 
Vous pouvez nous demander, à tout moment :
 
 - d'accéder aux données que nous détenons sur vous, et d'en obtenir une copie ;
 - de les rectifier, si elles sont inexactes ou incomplètes ;
 - de les effacer, lorsque nous ne sommes pas tenus de les conserver ;
 - d'en limiter le traitement, ou de vous opposer à un traitement que nous
   effectuons sur la base de l'intérêt légitime ;
 - de recevoir dans un fichier celles que vous nous avez fournies, pour les
   transférer ailleurs ;
 - de retirer un consentement que vous nous aviez donné - la newsletter, par
   exemple - sans que cela rende illicite ce que nous avons fait auparavant.
 
Les consentements que vous avez donnés et leur historique se trouvent toujours
dans votre espace client, à la page « Vos consentements ».
 
Pour exercer ces droits, écrivez à l'une des deux sociétés, aux adresses
figurant en haut de cette page : vous n'avez pas à deviner laquelle. Nous
répondons en règle générale sous quelques jours ouvrables, et en tout état de
cause dans un délai d'un mois, comme l'exige l'article 12 du RGPD.
 
Nous n'avons pas désigné de délégué à la protection des données (DPO) : nous
ne relevons d'aucun des cas dans lesquels l'article 37 du RGPD rend cette
désignation obligatoire. Pour toute question sur vos données, écrivez aux
adresses ci-dessus : c'est directement la personne qui traite les données qui
vous répond.
 
Si vous pensez que quelque chose ne va pas, vous pouvez vous adresser à
l'autorité italienne de protection des données (Garante per la protezione dei
dati personali) - Piazza Venezia 11, 00187 Roma - www.garanteprivacy.it. Vous
pouvez le faire même sans nous avoir écrit auparavant, mais si vous nous
écrivez, nous chercherons à résoudre le problème.