Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

Kto przetwarza Twoje dane

Oceanlife S.r.l.
via Albergati 134 M-N — 40059 Medicina (BO)
P.IVA 02750741205 · Reg. Imprese Bologna · REA BO464279 · cap. soc. 10000
shop@oceanlife.it · PEC oceanlife@pec.it

Oceanlife Corals S.r.l.
via Albergati 134 M — 40059 Medicina (BO)
P.IVA 04266791203 · Reg. Imprese Bologna · REA BO580882 · cap. soc. 10000
info@oceanlifecorals.com · PEC communications@pec.oceanlifecorals.com

JAK PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE
 
Ta strona wyjaśnia, jakie dane zbieramy, gdy korzystasz z tego sklepu, dlaczego
je zbieramy, komu je pokazujemy i jak długo je przechowujemy. Została napisana
po to, żeby ją przeczytać: jeśli coś nie jest jasne, napisz do nas, a wyjaśnimy
Ci to.
 
Dane podmiotów odpowiedzialnych za to przetwarzanie - nazwa firmy, siedziba,
numer VAT (partita IVA) i dane kontaktowe - znajdują się na górze tej strony.
 
 
1. KTO DECYDUJE, CO DZIEJE SIĘ Z TWOIMI DANYMI
 
Ten sklep sprzedaje w imieniu DWÓCH spółek: Oceanlife S.r.l. i Oceanlife Corals
S.r.l. To nie jest szczegół organizacyjny, bo od tego zależy, kto za co
odpowiada.
 
 - Twoje KONTO jest jedno i obowiązuje w obu spółkach: adres e-mail, hasło,
   imię i nazwisko, dane kontaktowe, Twoje preferencje i zgoda na newsletter.
   O tych danych obie spółki decydują WSPÓLNIE, a więc są ich
   WSPÓŁADMINISTRATORAMI w rozumieniu art. 26 rozporządzenia (UE) 2016/679
   (RODO).
 - Twoje ZAMÓWIENIE należy natomiast do JEDNEJ spółki - tej, która sprzedaje
   kupione przez Ciebie produkty - i to ta spółka wystawia fakturę, wysyła
   towar i przechowuje dokumenty. W odniesieniu do tych danych jest ona
   SAMODZIELNYM ADMINISTRATOREM.
   Jeśli jeden zakup obejmuje produkty obu spółek, sklep tworzy dwa odrębne
   zamówienia i informuje Cię o tym w trakcie składania zamówienia.
 
Obie spółki współdzielą również KARTOTEKĘ KLIENTÓW opisaną w punkcie 2.g: gdy
zakładasz konto, aby Cię rozpoznać, szukamy Twojego numeru VAT, Twojego kodu
podatkowego (codice fiscale) lub Twojego adresu e-mail w kartotekach OBU spółek,
a nie tylko tej, u której robisz zakupy. Chodzi o to, żeby nie zakładać Ci
drugiej karty klienta, a mówimy o tym, bo jest to udostępnianie danych między
dwiema różnymi spółkami, a nie szczegół techniczny.
 
Co to oznacza dla Ciebie w praktyce: możesz zwrócić się do KTÓREJKOLWIEK z obu
spółek, aby skorzystać ze swoich praw, nawet jeśli dotyczą one drugiej spółki.
Sami przekażemy sobie Twoje żądanie. Nie musisz zgadywać, do kogo napisać.
 
Serwery, na których działa ten sklep, wraz z bazą danych i pocztą, znajdują się
w siedzibie Oceanlife S.r.l.
 
 
2. JAKIE DANE I DLACZEGO
 
a) ABY ZAŁOŻYĆ I UTRZYMYWAĆ TWOJE KONTO
   Adres e-mail, hasło (które przechowujemy w postaci zaszyfrowanej i którego
   nikt z nas nie może odczytać), imię, nazwisko, telefon. Jeśli kupujesz jako
   firma lub jako osoba z numerem VAT: również nazwa firmy, numer VAT, kod
   podatkowy, kod odbiorcy (codice destinatario) lub adres PEC do faktury
   elektronicznej.
   Dlaczego możemy: bo bez tych danych nie możemy założyć Ci konta ani zawrzeć
   umowy sprzedaży (art. 6.1.b RODO); dane podatkowe są wymagane przez prawo
   (art. 6.1.c).
 
b) ABY DOSTARCZYĆ CI ZAKUPIONE PRODUKTY
   Adres dostawy, telefon - potrzebny kurierowi, a nie do marketingu - oraz
   ewentualne uwagi, które wpisujesz.
   W chwili złożenia zamówienia dane te zostają ZAMROŻONE w samym zamówieniu:
   jeśli później zmienisz adres na swoim koncie, stare zamówienie nadal
   pokazuje, dokąd naprawdę zostało wysłane. To gwarancja dla nas obu.
   Dlaczego możemy: umowa (art. 6.1.b).
 
c) ABY WYSTAWIAĆ FAKTURY I PROWADZIĆ KSIĘGOWOŚĆ
   Dane zamówienia, kwoty, metoda płatności, dokumenty podatkowe.
   Dlaczego możemy: to obowiązek prawny (art. 6.1.c).
 
d) NA POTRZEBY NEWSLETTERA, TYLKO JEŚLI O NIEGO POPROSISZ
   Twój adres e-mail.
   Dlaczego możemy: bo to Ty nas o to prosisz (art. 6.1.a). Newsletter jest
   dobrowolny, niczego nie zmienia w tym, co możesz kupić, a zrezygnować z niego
   można jednym kliknięciem na dole każdej wiadomości.
 
e) ABY MÓC WYKAZAĆ, NA CO WYRAŻASZ ZGODĘ
   Za każdym razem, gdy zaznaczasz pole wyboru, rejestrujemy: tekst, który był
   Ci wtedy wyświetlany, w jakim języku, numer wersji niniejszej polityki
   prywatności, datę i godzinę oraz adres IP, z którego przyszło zaznaczenie.
   To samo dotyczy oświadczenia o odstąpieniu od umowy, potwierdzenia adresu
   e-mail i wniosków o zresetowanie hasła.
   Dlaczego możemy: bo prawo wymaga od nas, abyśmy byli w stanie WYKAZAĆ
   udzielenie zgody (art. 7.1 RODO), oraz dlatego, że mamy prawnie uzasadniony
   interes w obronie naszych racji, jeśli ktoś coś zakwestionuje (art. 6.1.f).
   ⚠️ To również powód, dla którego wycofanie zgody nie usuwa wcześniejszego
   wpisu: ten wpis dowodzi, że wczoraj dana komunikacja była zgodna z prawem.
 
f) ABY SKLEP DZIAŁAŁ I BYŁ BEZPIECZNY
   Zawartość Twojego koszyka; logowania do Twojego konta; jeśli korzystasz
   z weryfikacji dwuetapowej - klucze dostępu (passkey) i kody odzyskiwania;
   a także rejestry techniczne operacji wykonywanych przez nasz personel.
   Dlaczego możemy: prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu bezpieczeństwa
   usługi (art. 6.1.f).
 
g) KOPIA KARTOTEKI KLIENTÓW Z NASZEGO SYSTEMU ERP
   To najmniej oczywista część, dlatego opisujemy ją w całości.
   Faktury wystawiamy w systemie do zarządzania firmą (ERP) i to tam znajduje
   się kartoteka naszych klientów. Sklep przechowuje jej KOPIĘ - nazwę firmy
   lub imię i nazwisko, numer VAT, kod podatkowy, e-mail, adres - również osób
   i firm, które nigdy nie założyły konta w sklepie.
   Służy ona tylko do dwóch rzeczy: do wystawiania faktur z prawidłowymi danymi
   oraz do tego, by nie tworzyć w systemie ERP drugiego, identycznego klienta
   za każdym razem, gdy coś zostało zapisane nieco inaczej.
   ⚠️ Jeśli zdarzyło Ci się już kupić u nas coś poza tą stroną - telefonicznie,
   e-mailem, osobiście - prawdopodobnie Twoje dane znajdują się w tej kopii.
   Dlaczego możemy: obowiązek wystawiania prawidłowych dokumentów podatkowych
   (art. 6.1.c) oraz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu kartoteki bez
   duplikatów (art. 6.1.f).
   Jeśli założysz konto z tym samym adresem e-mail lub tym samym numerem VAT,
   Twoje dane w sklepie zostaną UJEDNOLICONE z danymi w systemie ERP, a my
   poinformujemy Cię o tym e-mailem: to nie jest zmiana dokonywana po cichu.
 
h) DLA KLIENTÓW NASZEGO POPRZEDNIEGO SKLEPU
   Zastępując stary sklep obecnym, przenieśliśmy tutaj konta osób, które już
   wcześniej robiły u nas zakupy, wraz z ich danymi i zaszyfrowanym hasłem,
   żeby nie trzeba było zaczynać wszystkiego od nowa.
   Dlaczego możemy: kontynuacja istniejącej już relacji oraz prawnie
   uzasadniony interes w tym, by nie przerywać usługi, z której korzystasz
   (art. 6.1.b i f).
 
 
3. KOMU POKAZUJEMY TWOJE DANE
 
Nie sprzedajemy nikomu Twoich danych i nie przekazujemy ich w celach
reklamowych. Widzą je wyłącznie:
 
 - nasz SYSTEM ERP, w którym powstają faktury. Działa na naszym własnym
   sprzęcie, w siedzibie Oceanlife S.r.l., a jego dostawca nie ma do niego
   zdalnego dostępu: nie jest więc odbiorcą Twoich danych;
 - ci, którzy DOSTARCZAJĄ paczkę. Firmy kurierskie zmieniają się w zależności
   od towaru: do żywych zwierząt korzystamy z wyspecjalizowanych przewoźników,
   w pozostałych przypadkach ze zwykłych kurierów ekspresowych. Wszystkim
   przekazujemy imię i nazwisko, adres i telefon potrzebne do doręczenia i nic
   więcej;
 - ci, którzy pobierają PŁATNOŚĆ. Jeśli płacisz przez PayPal, to Ty wpisujesz
   dane na stronie PayPal: Twoje dane płatnicze nie przechodzą przez nas i nie
   przechowujemy ich. PayPal jest samodzielnym administratorem w zakresie tego,
   co robi;
 - BIURO RACHUNKOWE, które prowadzi naszą księgowość, w zakresie ksiąg
   rachunkowych i deklaracji podatkowych. Przetwarza ono Twoje dane w naszym
   imieniu i na nasze polecenie;
 - włoski urząd skarbowy (Agenzia delle Entrate), za pośrednictwem systemu
   wymiany danych (Sistema di Interscambio), w przypadku faktur
   elektronicznych - bo nakazuje nam to prawo.
 
Jeśli chcesz poznać NAZWY, a nie tylko kategorie, zapytaj nas: masz prawo je
znać (art. 15 RODO) i podamy Ci je.
 
Nie korzystamy z żadnego dostawcy hostingu: sklep, baza danych i poczta
elektroniczna działają na naszym własnym sprzęcie, w siedzibie Oceanlife S.r.l.
 
Poza Unię Europejską Twoje dane trafiają tylko w jednym przypadku: PayPal należy
do grupy, która ma spółki w Stanach Zjednoczonych, a przekazywanie danych
odbywa się z zastosowaniem zabezpieczeń przewidzianych w rozdziale V RODO. Jeśli
nie korzystasz z PayPal, ta kwestia Cię nie dotyczy.
 
 
4. JAK DŁUGO JE PRZECHOWUJEMY
 
 - Faktury i dokumenty podatkowe: DZIESIĘĆ LAT, bo tak nakazuje art. 2220
   włoskiego Kodeksu cywilnego (Codice Civile). Tego terminu nie możemy
   skrócić, nawet jeśli nas o to poprosisz.
 - Twoje konto: tak długo, jak długo jest otwarte. Nie zamykamy go z powodu
   braku aktywności i nie ma ono daty ważności: pozostaje tak długo, jak tego
   chcesz. W każdej chwili możesz poprosić nas o jego zamknięcie, pisząc na
   jeden z adresów podanych na górze tej strony.
   Po jego zamknięciu znikają adres e-mail, hasło, imię i nazwisko, dane
   kontaktowe, numer VAT, Twoje adresy dostawy, koszyk i klucze dostępu: od
   tego momentu nie można się już zalogować, a żeby znów coś kupić, trzeba
   zarejestrować się od nowa.
   ⚠️ Pozostają natomiast Twoje ZAMÓWIENIA, z danymi, które były w nich
   zapisane w dniu ich złożenia - imię i nazwisko, adres, e-mail i telefon.
   To nie jest nasz wybór: fakturę przechowuje się przez dziesięć lat (art. 2220
   Kodeksu cywilnego), a art. 17 ust. 3 lit. b) RODO stanowi, że prawo do
   usunięcia danych nie obejmuje tego, co mamy obowiązek przechowywać.
   ⚠️ A jeśli masz zamówienie, które jest jeszcze w toku - niewysłane, z
   płatnością, która nie została jeszcze pobrana, albo z odstąpieniem od umowy,
   które musimy jeszcze rozpatrzyć - zamykamy konto dopiero po zakończeniu
   zamówienia, a nie wcześniej: informujemy Cię o tym i czekamy, aż sprawa się
   zakończy.
 - Dowody udzielonych zgód: również po wycofaniu zgody, bo służą właśnie do
   wykazania, co wydarzyło się wcześniej. Adres IP i data zarejestrowane przy
   zgodzie są częścią tego dowodu i pozostają razem z nim.
 - Porzucone koszyki: 90 DNI od ostatniej zmiany w koszyku, niezależnie od
   tego, czy masz konto, czy nie. Jeśli wrócisz wcześniej, znajdziesz swoje
   zakupy tam, gdzie na Ciebie czekały; jeśli nie wrócisz, koszyk sam zniknie.
 - Adresy IP zarejestrowane ze względów bezpieczeństwa - wnioski o zresetowanie
   hasła, potwierdzenia adresu e-mail: 12 miesięcy.
 - Rejestr operacji wykonanych przez nasz personel w panelu administracyjnym:
   24 miesiące.
 - Kopia kartoteki klientów z systemu ERP: tak długo, jak dane klienta istnieją
   w systemie ERP. Jest aktualizowana przy każdej synchronizacji.
 
5. PLIKI COOKIE
 
Ten sklep używa TYLKO JEDNEGO pliku cookie: tego, który utrzymuje Twoją sesję,
czyli dba o to, żeby nie wylogowywało Cię ze sklepu i żeby koszyk nie znikał,
gdy przechodzisz między stronami. Znika po zamknięciu przeglądarki.
 
Nie używamy profilujących plików cookie, nie korzystamy ze statystyk podmiotów
trzecich, nie wczytujemy czcionek, map ani filmów z innych stron. Dlatego nie
widzisz okienka z prośbą o akceptację plików cookie: gdy używane są wyłącznie
techniczne pliki cookie, prawo tego nie wymaga.
 
Jeśli kiedyś dodamy narzędzia podmiotów trzecich, ta strona zmieni się
WCZEŚNIEJ i pojawi się okienko, które będzie je trzymać wyłączone, dopóki Ty
nie zdecydujesz inaczej.
 
 
6. O CO MOŻESZ NAS POPROSIĆ
 
W każdej chwili możesz:
 
 - uzyskać dostęp do danych, które mamy na Twój temat, i otrzymać ich kopię;
 - poprosić o ich sprostowanie, jeśli są błędne lub niekompletne;
 - poprosić o ich usunięcie, jeśli nie mamy obowiązku ich przechowywać;
 - poprosić o ograniczenie ich przetwarzania albo wnieść sprzeciw wobec
   przetwarzania, które prowadzimy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu;
 - otrzymać w pliku dane przekazane nam przez Ciebie, aby przenieść je gdzie
   indziej;
 - wycofać zgodę udzieloną nam wcześniej - na przykład na newsletter - przy
   czym nie sprawia to, że to, co zrobiliśmy wcześniej, staje się niezgodne
   z prawem.
 
Udzielone przez Ciebie zgody i ich historię znajdziesz zawsze na swoim koncie,
na stronie „Twoje zgody”.
 
Aby skorzystać z tych praw, napisz do jednej z dwóch spółek na adresy podane na
górze tej strony: nie musisz zgadywać, do której. Zazwyczaj odpowiadamy
w ciągu kilku dni roboczych, a w każdym razie w ciągu miesiąca, zgodnie
z art. 12 RODO.
 
Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych (IOD): nie mieścimy się w żadnym
z przypadków, w których art. 37 RODO czyni to obowiązkowym. Ze wszelkimi
pytaniami dotyczącymi Twoich danych pisz na podane wyżej adresy: odpowiada
bezpośrednio ten, kto przetwarza dane.
 
Jeśli uważasz, że coś jest nie w porządku, możesz zwrócić się do włoskiego
organu ochrony danych osobowych (Garante per la protezione dei dati
personali) - Piazza Venezia 11, 00187 Roma - www.garanteprivacy.it. Możesz to
zrobić także bez wcześniejszego kontaktu z nami, ale jeśli do nas napiszesz,
postaramy się rozwiązać problem.